Es una herramienta fundamental para los archivos de las empresas, reflejando de manera organizada toda la documentación producida y registrando las series y subseries documentales con su respectiva codificación, a su vez agrupándolas por las unidades productorias o dependencias.

El Archivo General de la Nación en el Acuerdo 27 de 2006 define el CCD como un «Esquema que refleja la jerarquización dada a la documentación producida por una institución y en el que se registran las secciones y subsecciones y las series y subseries documentales» Ver.

  

Características del Cuadro de Clasificación Documental

Para la eficacia del CCD debe contar con las siguientes características:

  • Recoger todas las serie documentales producida por la empresa.
  • Clasificación de fácil uso para el personal.
  • Tener pocos niveles de jerarquización.
  • Codificación que identifique las diferentes clases o categorías y las series documentales.
  • Facilitar la recuperación de los documentos.

  

Etapas de la elaboración:

1 etapa: Identificación

  • Identificación de procesos productores
  • Levantamiento de información

2 etapa: Ordenación

  • Ordenación de series y subseries
  • Codificación de procesos, series y subseries.

3 etapa: Clasificación

  • Asignación por procesos de series y subseries.

 

Crecimiento Empresarial

En conclusión implementar el Cuadro Clasificación Documental mejorara la gestión que se realiza con los documentos producidos por las organizaciones, ordenándolos e identificándolos debidamente.

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