¿Qué son los Instrumentos Archivísticos?

Son herramientas que nos ayudan en el proceso del desarrollo e implementación de la Gestión Documental, las cuales nos facilitan una adecuada ordenación de los documentos al interior de las empresas.

Algunos de los Instrumentos Archivísticos exigidos por el Archivo General de la Nación (AGN):

  • Cuadro de Clasificación Documental – CCD
  • Tabla de Retención Documental – TRD
  • Tabla de Valoración Documental – TVD
  • Programa de Gestión Documental – PGD
  • Plan Institucional de Archivos – PINAR
  • Formato Único de Inventario Documental – FIUD
  • Modelo de Requisitos para la implementación de un sistema de gestión de documentos electrónicos de archivo – MOREQ
  • Banco Terminológico de Tipos, Series y Sub-Series Documentales – BANTER
  • Tablas de Control de Acceso –TCA

Las Tablas de Retención Documental es uno de los instrumentos archivísticos más indispensables en las organizaciones; por eso a continuación analizaremos su alcance y aplicabilidad.

 

¿Qué son las Tablas de Retención Documental – TRD?

Son el listado de series y subseries, con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos,

este instrumento nos permite clasificar y ordenar la documentación teniendo en cuenta la estructura organizacional de las empresas, asignando tiempos de retención y disposición final.

 

Beneficios de las Tablas de Retención Documental

Con la implementación de las TRD, se pretende agilizar los procedimientos de producción, trámite y consulta de los Documentos, permitiendo a la empresa obtener logros de transparencia, recuperar la memoria institucional y tomar decisiones sobre bases ciertas y de manera oportuna en el servicio al ciudadano.

  1. Facilitan el manejo de la información
  2. Contribuyen a la racionalización de la producción documental.
  3. Posibilitan el control y acceso a los documentos a través de los tiempos de retención estipulados en ella.
  4. Garantizan la selección y conservación de los documentos que tienen carácter permanente.
  5. Regulan las transferencias de los documentos en las diferentes fases de archivo. Además sirven de apoyo para la racionalización de los procesos administrativos.

Elaboración Tablas de Retención Documental

Para elaborar las Tablas de Retención Documental – TRD, se debe tener en cuenta de forma general las siguientes etapas:

Primera Etapa. Compilación de la información institucional

Segunda Etapa. Análisis e interpretación de la información institucional

Tercera Etapa. Valoración documental

Cuarta Etapa. Elaboración de la Tabla de Retención Documental – TRD

 

¿Quienes están obligados adoptar las TRD?

  • Entidades Públicas:

Las entidades del Estado del orden nacional, departamental, distrital y municipal, las entidades privadas que cumplen funciones públicas y los órganos autónomos e independientes, deben elaborar, aprobar, evaluar y convalidar, implementar, publicar e inscribir en el Registro Único de Series Documentales – RUSD sus Tablas de Retención Documental – TRD. Esto Teniendo en cuenta lo establecido en el Acuerdo 004 de 2019.

  • Entidades Privadas:

En el artículo 24 del Acuerdo 05 de 2013 del AGN, delega en cabeza de las Superintendencias y los Ministerios en sus respectivos sectores, establecer mecanismos para el cumplimiento de una adecuada organización, conservación y control de sus archivos en atención a los parámetros establecidos en la Ley 594 de 2000 y sus normas reglamentarias.

Algunas de las superintendencias que han emitido normas al respecto son:

– Los vigilados por parte de la Superintendencia de Industria y Comercio según Resolución N.º 8934 de 2014.

– Los vigilados por parte de la Superintendencia de Puertos y Transporte según Resolución N.º 61583 de 2016.

– Los vigilados por parte de la Superintendencia de Subsidio Familiar según Circular Externa N.º 00002 de 2017.

Nuestra experiencia como Consultores en la construcción de estos instrumentos Archivísticos, nos permite brindarle una atención oportuna y personalizada